Mejorando con kawak®

La posibilidad que kawak emita tambien notificación cuando se acepta la eliminacion de un documento o formato, esto debido que el personal de otros procesos o del mismo debe tener conocimiento por si tienen contemplado el documento eliminado dentro de sus procesos, así ellos tendran conocimiento la necesidad de actualizar sus procedimientos. Importante que en la notificacion incluya quien lo solicito, la justificacion y quien lo aprobo.

Se propone que dentro del modulo de gestión documental se implemente la herramienta de búsqueda por el contenido de los documentos, con el fin de filtrar los documentos por palabras clave o asociadas a contexto, Esto facilitaría la búsqueda de documentos con normas o artículos relacionados que no sean aplicables con el paso del tiempo.

se puede ajustar la fecha del control de cambios, ya que esta tomando la fecha que se elaboro y no lo fecha de aprobación final, el cual esta ultima debe ser la que tiene que ir en el control de cambios , cuando se publica un documento.

Sería muy útil que, al realizar solicitudes de creación, modificación o eliminación de documentos, se pudiera asignar a otros usuarios como aprobadores o responsables de seguimiento. Esto permitiría que varias personas involucradas tengan visibilidad del estado de la solicitud, reciban notificaciones y puedan hacer seguimiento conjunto, sin depender únicamente del solicitante o del aprobador principal. Esto ayudaría a mejorar la trazabilidad y colaboración en los procesos documentales que involucran a más de un responsable.

Permitir la parametrización en la solicitud de documentos, de modo que el "Encargado" pueda asignarse tanto por cargo como por usuario. Esto es especialmente importante porque existen múltiples usuarios con el mismo cargo, lo que dificulta la diferenciación de responsabilidades. Esta opción asegura una mejor trazabilidad, control.

Al momento de parametrizar la configuración de aprobación de los registros a través de formularios, no se están ejecutando las tres opciones, que se puedan seleccionan, el flujo del formulario siempre permanece en el aprobador y no se retorna al creador o solicitante del mismo. De igual manera no se visualiza los ajustes realizados sobre el formulario no aprobado. Adicionalmente más allá que se genere únicamente la notificación con respecto al estado de formularios, sería importante que el pendiente se le devuelva y mantenga su flujo de aprobación.

Incluir en el correo de aviso de actualización de un documento el resumen de los cambios realizados al documento

Poder descargar los dos tipos de documentos ya sea archivo original y pdf desde el mapa de procesos, así como se realiza desde el listado único de documentos

Al momento de descarga el documento pdf que pueda aparecer el cuadro donde indica quien elaboró, revisó y aprobó directamente desde Kawak

Quisiéramos que los documentos contaran con firma digital