Apoyando esta idea , seria bueno que kawak permite firmar los documentos con una firma que se asigne al usuario, (ya que actualmente el registro de la firma queda tal como se creo al crear el usuario).

Posibilidad de poder escoger y anexar una firma corta especifica que escoja la compañía.

Los documentos al momento de descargarlos del software pierden todo tipo de rastro que han sido controlados en KAWAK, por lo que debería llevar al descargarse una firma digital, o una corta reseña " Documento controlado en KAWAK - 05/09/2024- Aprobado por: xxxxxx, además de reseñar "copia no controlada"

Apoyando el aporte de Gloria, puedes profundizar con experiencias exitosas y referencias técnicas con el Archivo General de la Nación, por sus siglas AGN ( Ley 2069 de 2020), (Decreto 1789 de 2021) (Cámara de Comercio de Bogotá) aquí la importancia es investigar las referencias con otros Software como el ORFEO, Alfresco y muchos mas.

Hola Gloria, por favor cuéntanos un poco más sobre tu idea. Gracias!