Los documentos deben estar publicados y disponibles para todos los miembros de la organización, sin embargo la notificación de los cambios de los documentos no necesariamente son para toda la organización, la idea sería seleccionar solamente los grupos/usuarios a los cuales va dirigida la notificación, puesto que esta actividad para un Sistema de Gestión que maneja más de 2.000 documentos, es un reproceso, porque no le deberían llegar tantas notificaciones diarias del Sistema a cada miembro de la organización, para que no pierdan importancia las mismas.